Urusan hutang dan piutang dalam berbisnis sering kali menjadikan operasional berjalan mulus, namun juga terkadang menjadikan operasional menjadi kian semakin sulit. Dalam menjalankan bisnis dibidang penjualan produk atau jasa, pembayaran yang dilakukan konsumen secara mundur itu sudah lumrah saat ini.
Transaksi yang dilakukan secara kredit atau jangka waktu tertentu misalnya 30 hari, seringkali memudahkan dan memuluskan proses penjualan sebuah produk. Tapi perlu dingat bahwa penjualan yang pembayarannya mundur bisa menjadi bumerang dan masalah pada arus kas dari operasional bisnis perusahaan.
Dalam hal pengelolaan piutang usaha, diperlukan managemen pengelolaan piutang dengan sistem akuntansi pencatatan yang baik, serta tips mengelola dan mengurangi penjualan yang dilakukan dengan sistem pembayaran yang mundur, pengendalian dapat dilakukan dengan cara :
- Pastikan pencatatan dan sistem akuntansi bisnis perusahaan sudah mengcover dan sanggup mengelola piutang usaha secara up to date dan mampu memberikan laporan yang juga up to date dengan monitoring yang kuat.
- Walaupun agak ketinggalan jaman, backup dari kartu piutang sangat di sarankan agar saat-saat tertentu jika terjadi kendala saat sistem software yang digunakan bermasalah atau mati lampu bisa menjadi pedoman dan pegangan.
- Upayakan dalam melakukan deal penjualan, pembayarannya bisa secara tunai. Walaupun terpaksa harus disepakati secara mundur, maka hendaknya menentukan terms of payment atau jangka waktu pembayaran tidak terlalu lama.
- Jika bisnis dilakukan secara partai atau jumlah besar, hendaknya pembayaran mundur sudah menggunakan giro atau cek didepan. Hal ini agar tidak harus menagih lagi kepada konsumen dan tinggal mencairkan saja tepat pada tanggalnya.
- Jika pembayaran dari bisnis yang penjualannya secara retail bisa berkerjasama dengan bank, atau dengan cara menerima pembayaran menggunakan kartu kredit. Jadi konsumen berhutang hanya kepada bank.
- Jika pembayaran dari sistem penjualan kredit dilakukan secara cicilan, ada baiknya berkerjasama dengan jasa pembiayaan atau leasing. Sehingga konsumen menjadi berhutang pada leasing dan mencicil kewajibanya pada leasing pula.
- Pengelolaan dokumen dan pengarsipan pembayaran piutang yang terpercaya harus dibangun, agar data otentik dapat berguna saat terjadi kesalah pahaman atau permasalahan lainnya.
- Jika penjualan dengan pembayaran secara mundur tetap dilakukan dengan sistem tradisional, pastikan pelanggan yang diberikan pinjaman sudah teruji dan pastikan memiliki kemampuan dalam melunasinya.
- Terapkan batas maksimal atau pelafon pemberian pinjaman atau piutang pada tiap-tiap konsumen sesuai analisa otentik dan track record kerjasamanya dengan bisnis perusahaan.
- Manajemen umur piutang yang terus update sangat dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan arus kas perusahaan, jika memungkinkan pastikan sistem akuntansi software yang digunakan sudah termasuk dalam pencatatan dan penyajian umur piutang.
- Bangun SOP dan sistem penagihan yang efektif agar terhindar dari kesalah pahaman terhadap pelanggan sebagai konsumen bisnis perusahaan anda, karena walau bagaimanapun tidak setiap saat bisnis konsumen anda sehat atau tidak setiap hari juga memiliki uang kontan atau dalam kondisi arus kas yang sehat.
Piutang dalam peranannya dalam sistem bisnis perusahaan merupakan bagian yang sangat vital dalam menjamin ketersedian dan kelancaran arus kas dalam bisnis perusahaan. Kegagalan dalam mengelola piutang sering kali menjadikan perusahaan sakit bahkan sampai dengan mengalami kebangkrutan.
