Mengelola sistem stock barang dalam gudang dan memperlakukannya secara baik dan tepat sebenarnya bukanlah hal yang sulit, jika kita memahami bagaimana cara memanagemen yang benar. Penting bagi setiap usahawan memahami hal ini jika bisnis yang dikelola mengharuskan adanya stock atas barang dagangan.
Kesalahan dalam mengelola stock barang bisa mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit, apalagi stock yang dibuat merupakan produk atau bahan yang bernilai tinggi. Agar dapat menjaga kondisi stock barang digudang baik dalam keamanan dan kontrol perputarannya sangatlah dibutuhkan sebuah sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan.
Pengertian sistem sendiri adalah serangkaian kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya. Pengertian Gudang adalah tempat penyimpanan barang dagangan sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : Sebuah prosedur dan cara pengelolaan dari aktifitas yang saling berkaitan dalamoperasional perusahaan untuk penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang di gudang itu? Dimulai dari Menerima barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan, serta pencatatan stock barang yang up to date adalah alur aktivitas secara garis besar dari pengelolaan penyimpanan stock barang digudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang dapat dijelaskan secara sederhana :
- Administrasi, merupakan proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara akuntansi, pengendalian dokumen, authorisasi, sampai dengan pelaporan stock barang.
- Penerimaan barang, prosuder tata cara bagaimana barang masuk kedalam gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan.
- Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan pengendalian agar barang bisa terus dalam kondisi baik. Pengaturan dan sistem penyimpanan mulai dari barang masuk hingga keluar memastikan tetap dalam kondisi baik dan aman.
- Pengeluaran barang, meliputi sistem tata cara pengiriman dan prosedur keluarnya stock barang dari gudang karena adanya penjualan, dalam hal ini juga termasuk prosedur pengepakan barang yang dikirim.
Jika sebuah bisnis masih dalam skala operasional kecil hingga menengah bisa saja pengawasan langsung dilakukan oleh pemilik usaha, namun jika dalam skala besar tentu saja pengawasan harus bisa dipercayakan kepada sorang pegawai yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi dalam posisi, manager gudang atau seorang supervisor. Seorang kepala bagian khususnya kepala gudang diharuskan menguasai SOP pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan umumnya :
- Pengendalian Operasional, mengenai sop barang masuk, barang keluar, penyimpanan, dan pelaporan ketersediaan stock dan pengadaan yang dibutuhkan.
- Pengendalian Biaya, mengendalikan biaya-biaya yang muncul dari aktivitas pergudangan serta menekan kemungkinan kerugian yang timbul akibat aktivitas operasional dan kerusakan barang dagangan.
- Pengendalian Personalia, tentu saja dalam skala besar ini sangat penting karena pengelolaan terhadap SDM yang berkerja di lokasi penyimpanan atau gudang.
Memang pada dasarnya aktivitas operasional digudang itu sendiri nampak sangat monoton dan tidak dinamis, namun pentingnya managemen gudang membuat setiap perusahaan yang mengharuskan adanya stock barang wajib mengelola operasional ini secara baik dan tepat. Kesalahan dalam pengelolaan dan pengendalian bisa berakibat fatal dan menjadi kerugian yang sebenarnya tidak perlu terjadi, khususnya pada stock barang dagangan yang memiliki masa kadaluarsa yang singkat, atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan.
Untuk menghindari kerugian tersebut dibutuhkan analisa yang mendukung sebagai berikut :
- Pastikan mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang disimpan serta cara memperlakukannya.
- Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus keluar, masuk, dan stock barang.
- Tetapkan cara dan prosedur penyimpanan, saat barang harus tertahan digudang sebelum pengiriman.
- Walaupun beroperasi dengan sistem komputer stock, tetap terapkan sistem manual atau kartu stock. Sehingga saat tertentu bisa membantu jika dibutuhkan.
- Terapkan sistem random check baik harian atau mingguan jika stock yang disimpan dalam beberapa jenis barang.
